Sprawdź, kiedy firma ma obowiązek zwrócić Ci pieniądze za dojazd do pracy. Poznaj aktualne limity kilometrówki, zasady rozliczania delegacji oraz ulgi w PIT dla dojeżdżających.

Kwestia tego, czy pracodawca musi płacić za dojazd do pracy, budzi spore emocje wśród zatrudnionych. W dobie rosnących cen paliw oraz biletów komunikacji miejskiej, każda złotówka wydana na transport obciąża domowy budżet. Przede wszystkim: dojazd z domu do stałego miejsca wykonywania obowiązków nie jest czasem pracy. W związku z tym, standardowo to pracownik ponosi koszty dotarcia do firmy. Istnieje jednak kilka wyjątków, które zmuszą firmę do zwrotu kosztów.

Podróż służbowa, czyli delegacja jako obowiązek zapłaty

Najczęstszą sytuacją, w której otrzymasz zwrot kosztów transportu, jest wyjazd w delegację. Dzieje się tak wtedy, gdy przełożony nakazuje Ci wykonanie zadania poza miejscowością wskazaną w Twojej umowie. W rezultacie, każda taka podróż musi zostać rozliczona przez księgowość. Pracodawca ma wtedy dwie drogi: może opłacić bilet (PKP, PKS, lotniczy) lub pozwolić Ci na skorzystanie z prywatnego samochodu.

Jeśli wybierzesz własne auto, przysługuje Ci tak zwana kilometrówka. Są to ustawowe stawki za każdy przejechany kilometr, które mają zrekompensować zużycie paliwa oraz eksploatację pojazdu. Co istotne, od 2023 roku stawki te znacznie wzrosły i dla samochodów osobowych o pojemności silnika powyżej 900 cm³ wynoszą one obecnie 1,15 zł za kilometr. Dodatkowo, przy wyjeździe trwającym ponad 8 godzin, należy Ci się dieta na wyżywienie. Obecnie ustawowe minimum to 45 zł za dobę, choć wiele firm dobrowolnie podnosi tę kwotę do 60 zł, aby przyciągnąć specjalistów.

Specyficzne zapisy w umowie i regulaminie wynagradzania

Kolejnym przypadkiem, gdy możesz liczyć na dofinansowanie dojazdów do pracy, są wewnętrzne ustalenia w Twojej firmie. Pracodawca może bowiem dobrowolnie przejąć na siebie te wydatki, aby zwiększyć atrakcyjność oferty zatrudnienia. Jednakże, takie obietnice muszą mieć formę pisemną. Najczęściej znajdziesz je w Układzie Zbiorowym Pracy (UZP) lub w Regulaminie Wynagradzania.

Wiele przedsiębiorstw wprowadza tak zwane ryczałty transportowe. Jest to stała kwota doliczana co miesiąc do pensji, która ma pokryć Twoje wydatki na paliwo. Innym popularnym rozwiązaniem jest zakup przez firmę biletów okresowych (np. miesięcznych lub kwartalnych) na komunikację miejską. W rezultacie, jeśli Twoja umowa o pracę zawiera taki punkt, staje się on Twoim prawem nabytym. Pracodawca nie może go cofnąć bez zmiany regulaminu lub wypowiedzenia warunków płacy.

News / Podróże / Społeczeństwo

To już 105 lat autobusów w Warszawie – pierwsze linie ruszyły 17 lipca 1920 roku

Relokacja biura i oddelegowanie pracownika

Sytuacja zmienia się diametralnie, gdy to firma decyduje o zmianie swojej siedziby. Jeśli biuro przenosi się do innego miasta, Twoje dotychczasowe miejsce pracy wskazane w umowie przestaje istnieć. W związku z tym, pracodawca musi zaproponować Ci aneks do umowy. Zazwyczaj w takich negocjacjach pracownicy żądają pełnego zwrotu kosztów dojazdów lub zorganizowania przez firmę transportu zbiorowego.

Podobnie wygląda kwestia czasowego oddelegowania. Jeśli firma wysyła Cię do innego oddziału na okres kilku miesięcy, musi pokryć koszty Twoich przejazdów oraz, bardzo często, zakwaterowania na miejscu. Przede wszystkim warto pamiętać o „dodatku rozłąkowym”. Jest to świadczenie dla osób pracujących czasowo poza miejscem zamieszkania, które ma zrekompensować uciążliwość rozłąki z rodziną i dodatkowe koszty logistyczne.

Wyjątek dla służb mundurowych i osób niepełonosprawnych

Warto podkreślić, że polskie prawo przewiduje grupy zawodowe traktowane w sposób szczególny. Służby mundurowe, takie jak Policja, Wojsko czy Straż Graniczna, mają ustawowe zagwarantowany zwrot kosztów dojazdu do służby. Przysługuje on funkcjonariuszom, którzy mieszkają w miejscowości innej niż ta, w której pełnią służbę. W efekcie, otrzymują oni ryczałt lub zwrot równowartości cen biletów za przejazdy najtańszym środkiem transportu publicznego.

Innym ważnym aspektem jest dofinansowanie dojazdów dla osób z niepełnosprawnością. W tym przypadku środki często pochodzą z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Pracodawca, który zatrudnia takie osoby, może uzyskać zwrot kosztów ich dowozu do zakładu pracy. Ponadto, wiele zakładów pracy chronionej (ZPChr) organizuje własne busy, które odbierają pracowników bezpośrednio z ich domów.

Jak odzyskać pieniądze przez rozliczenie PIT?

Jeśli nie należysz do żadnej z powyższych grup, a Twój szef nie dopłaca Ci do transportu, nadal masz szansę na oszczędności. Służą do tego podwyższone koszty uzyskania przychodów w rocznym zeznaniu podatkowym. W konsekwencji, zapłacisz niższy podatek dochodowy, co realnie zostawi więcej pieniędzy w Twojej kieszeni.

W 2026 roku limity te są jasno określone:

• 250 zł miesięcznie – jeśli mieszkasz w tej samej miejscowości, w której znajduje się firma.
• 300 zł miesięcznie – jeśli dojeżdżasz do pracy z innej miejscowości (tzw. dojazdy zamiejscowe).

Co więcej, jeśli Twoje wydatki na imienne bilety okresowe (kolejowe, autobusowe) są wyższe niż te limity, możesz wpisać do PIT faktycznie poniesione koszty. Warunkiem koniecznym jest jednak posiadanie i przechowywanie wszystkich biletów oraz faktur jako dowodów dla urzędu skarbowego.

News / Podróże / Społeczeństwo

Autobusem miejskim chciał jechać z Zakopanego do Krakowa.

Kiedy walczyć o zwrot kosztów?

Podsumowując, choć standardowy dojazd do biura to Twój prywatny koszt, istnieje wiele mechanizmów pozwalających na odzyskanie tych środków. Przede wszystkim sprawdź swoją umowę i regulamin pracy pod kątem dodatków transportowych. Następnie pamiętaj o rzetelnym rozliczaniu delegacji i kilometrówki. Wreszcie, nie zapomnij o uwzględnieniu wyższych kosztów uzyskania przychodu w swoim rozliczeniu PIT. Dzięki temu zminimalizujesz wpływ wydatków na dojazdy na Twoją ostateczną pensję netto.

Natalia Zagrzebska