Podpisuj umowę o pracę bez papieru. Nowy system e-umów już działa
Od dziś działa nowy system do elektronicznego zawierania umów. Wyjaśniamy, jak funkcjonuje, jakie umowy obejmuje i jakie korzyści daje pracownikom oraz pracodawcom.
Nowy system do elektronicznego zawierania umów już działa
7 stycznia uruchomiono nowy system do elektronicznego zawierania umów, który umożliwia obsługę wybranych umów w formie elektronicznej. Rozwiązanie ma uprościć proces zatrudniania oraz prowadzenie dokumentacji związanej z pracą.
System jest dostępny bezpłatnie w ramach portalu Praca.gov.pl. Jego celem jest ograniczenie formalności i uporządkowanie dokumentów w jednym miejscu, bez konieczności korzystania z papierowych akt.
Nowe narzędzie obejmuje nie tylko moment podpisania umowy. Umożliwia także jej zmianę, rozwiązanie oraz przechowywanie dokumentów przez cały okres trwania stosunku prawnego.
Jak podpisać dokument w mObywatelu? Ministerstwo Cyfryzacji wyjaśnia najczęstsze problemy
Czym jest nowy system e-umów
Nowy system do elektronicznego zawierania umów to państwowe narzędzie umożliwiające zawieranie, obsługę i przechowywanie wybranych umów w całości w formie cyfrowej. Jego celem nie jest rozliczanie składek ani podatków, lecz uporządkowanie dokumentów, które mają znaczenie prawne w relacji pracownik–pracodawca.
System pozwala:
- zawierać umowy bez papieru i długopisu,
- przechowywać dokumentację pracowniczą centralnie,
- zapewnić obu stronom równy dostęp do tych samych dokumentów,
- stworzyć trwały dowód zatrudnienia.
To nie jest system księgowy ani kadrowo-płacowy. To urzędowe repozytorium umów i akt, które eliminuje największe problemy znane z papierowej dokumentacji.
Jakie umowy można obsłużyć w systemie
System pozwala zawierać, zmieniać i rozwiązywać kilka podstawowych typów umów, które najczęściej występują w małych firmach i w relacjach prywatnych. Chodzi o:
- umowę o pracę,
- umowę zlecenia,
- umowę o świadczenie usług,
- umowę uaktywniającą, np. zawieraną z nianią.
Dla tych umów system udostępnia gotowe wzory dokumentów, w tym aneksy, wypowiedzenia oraz świadectwa pracy. Dzięki temu użytkownik nie musi każdorazowo przygotowywać dokumentów od podstaw ani samodzielnie weryfikować ich poprawności formalnej.
60 tys. zł kary za brak równości płac w firmach. Ministerstwo przykręca śrubę przedsiębiorcom
Jak działa system w praktyce
Dostęp do systemu odbywa się przez internet. Użytkownik loguje się za pomocą narzędzi stosowanych w innych e-usługach publicznych, takich jak Profil Zaufany, e-Dowód, aplikacja mObywatel, bankowość elektroniczna lub kwalifikowany podpis elektroniczny.
Po zalogowaniu wybiera się rodzaj umowy i uzupełnia dane w formularzu. System prowadzi użytkownika przez kolejne etapy, wskazując wymagane informacje. Następnie dokument jest podpisywany elektronicznie przez obie strony.
Po złożeniu podpisów umowa trafia do systemu i jest tam przechowywana. Dostęp do niej mają zarówno pracodawca, jak i osoba zatrudniona.
Jak wygląda zawarcie umowy w praktyce
Pracodawca przygotowuje umowę w systemie. Uzupełnia dane stron, rodzaj umowy i okres jej obowiązywania. Pracownik zapoznaje się z treścią dokumentu. Następnie obie strony podpisują umowę elektronicznie.
Od tego momentu:
- umowa jest ważna prawnie,
- nie wymaga wersji papierowej,
- trafia do centralnego systemu jako dokument urzędowy.
Od tej pory nie potrzebujesz długopisu, żeby podpisać umowę o pracę. Podpis elektroniczny ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny.
O podatkach ze wsparciem tłumacza języka migowego. Ułatwienie urzędów dla osób niedosłyszących i głuchoniemych
Kto wprowadza dane do systemu
Dane wprowadzają strony umowy. Najczęściej robi to pracodawca, a pracownik potwierdza ich treść podpisem elektronicznym.
System:
- nie tworzy danych samodzielnie,
- nie zmienia ich po podpisaniu,
- nie pozwala „poprawić historii”.
Każdy dokument ma datę, treść i podpisy. Po podpisaniu staje się częścią nieprzerwanej dokumentacji.
Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej
Jedną z najważniejszych funkcji systemu jest możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej wyłącznie w postaci elektronicznej. Przepisy nie wymagają w takim przypadku tworzenia i przechowywania papierowych wersji dokumentów.
Dokumenty są uporządkowane i przypisane do konkretnej umowy. System zapewnia stały dostęp do akt, co ułatwia kontrolę nad dokumentacją i zmniejsza ryzyko jej utraty.
Trzeba jednak pamiętać o jednym ważnym warunku. Jeśli umowa zostanie zawarta w systemie, dokumentacja tej umowy musi być prowadzona w nim do momentu jej zakończenia. Dotyczy to także aneksów i wypowiedzeń.
„Przepraszamy” zamiast towaru. Jak anulowanie zamówień stało się modelem biznesowym – i jak się przed tym bronić
ZUS i rozliczenia w jednym procesie
System umożliwia również obsługę obowiązków związanych z ubezpieczeniami i rozliczeniami podatkowymi. Dane wprowadzone przy zawieraniu umowy mogą być wykorzystywane do zgłoszeń i dalszych formalności.
Dzięki temu część czynności, które dotychczas wymagały korzystania z kilku różnych narzędzi, można wykonać w jednym systemie. Dla małych pracodawców oznacza to oszczędność czasu i mniejsze ryzyko pomyłek.
Jaką rolę dokumenty odgrywają w sprawach z ZUS i sądem
Dokumenty z systemu:
- nie potwierdzają zapłaty składek,
- nie zastępują rozliczeń,
- nie są dowodem wpłat.
Ale są dowodem powstania obowiązku ich opłacenia.
W postępowaniach przed Zakład Ubezpieczeń Społecznych i sądem:
- umowa jest dowodem, że praca była wykonywana,
- ciężar wyjaśnienia braku zgłoszenia spada na pracodawcę,
- pracownik nie musi udowadniać, że „pracował naprawdę”.
Jakie korzyści ma pracodawca
Dla pracodawcy system oznacza przede wszystkim uproszczenie codziennej obsługi zatrudnienia. Zawieranie umów, ich zmiany oraz rozwiązanie odbywają się w jednym środowisku.
Ograniczenie dokumentów papierowych zmniejsza koszty i porządkuje akta. Gotowe wzory dokumentów redukują liczbę błędów formalnych, co ma znaczenie w przypadku kontroli lub sporów.
Dla mikroprzedsiębiorców system może częściowo zastąpić proste narzędzia kadrowe i ułatwić samodzielne prowadzenie spraw pracowniczych.
Jakie korzyści ma pracownik
Z punktu widzenia pracownika najważniejsza jest przejrzystość. Umowa i dokumenty z nią związane są dostępne w jednym miejscu, bez konieczności przechowywania papierowych kopii.
Pracownik ma stały dostęp do treści umowy, aneksów i informacji o zmianach warunków zatrudnienia. Znika problem rozbieżnych wersji dokumentów lub braku dostępu do własnych akt.
Elektroniczny podpis przyspiesza zawarcie umowy i ogranicza konieczność osobistego stawiennictwa wyłącznie w celu podpisania dokumentów.
AI już zmienia rynek pracy. Liczba ofert w Polsce spadła do poziomu z pandemii
Kto może korzystać z systemu
Z systemu mogą korzystać m.in.:
- mikroprzedsiębiorcy i mali pracodawcy zatrudniający do 9 osób,
- rolnicy,
- osoby fizyczne,
- rodzice zatrudniający nianie,
- pracownicy i zleceniobiorcy jako strony umów.
Rozwiązanie jest kierowane przede wszystkim do podmiotów, które nie korzystają z rozbudowanych, komercyjnych systemów kadrowych.
Co warto wiedzieć
System został uruchomiony w podstawowej wersji. Ministerstwo zapowiada jego dalszy rozwój oraz rozszerzanie zakresu funkcji i obsługiwanych umów.
Na portalu Praca.gov.pl dostępny jest podręcznik użytkownika. Pomoc można uzyskać także przez Centrum Informacyjne „Zielona Linia” pod numerem 19524 oraz drogą mailową.
System działa na podstawie ustawy z 16 listopada 2022 r. i jest dostępny dla użytkowników bezpłatnie.
USA potwierdziły przejęcie uciekających tankowców z wenezuelską ropą
Czytaj więcej
