PIP wyjaśnia, kiedy pracodawca musi zapłacić za szkolenie i jak rozliczyć czas spędzony na kursie – także gdy przypada poza godzinami pracy.
Szkolenia dla pracowników to temat wiecznie gorący. Dla jednych – okazja do rozwoju, dla innych – przykry obowiązek i dodatkowe godziny do odrobienia. A dla pracodawców? Często koszt i logistyczna łamigłówka. Państwowa Inspekcja Pracy jasno wskazuje: nie każda edukacja pracownika obciąża firmowy budżet. Ale gdy kurs jest obowiązkowy, pracownik nie może zostać z tym sam.
Obowiązek z kodeksu, ale nie w każdej sytuacji
Jak wyjaśnia ekspertka PIP Natalia Cichy, Kodeks pracy (art. 17 oraz art. 94 pkt 6) nakłada na firmy obowiązek „ułatwiania podnoszenia kwalifikacji”. To jednak nie znaczy, że szef ma sponsorować każdy kurs czy studia podyplomowe. Sąd Najwyższy wielokrotnie potwierdzał: pełne finansowanie wchodzi w grę tylko wtedy, gdy kwalifikacje są konieczne do wykonywania pracy.
Przykłady? Obowiązkowe szkolenia BHP, kursy operatorów maszyn, czy nauka obsługi nowego systemu wdrożonego w firmie. Tu rachunek trafia do pracodawcy.
Czas szkolenia to czas pracy
Najczęstsze pytanie: co z godzinami, jeśli szkolenie odbywa się po pracy? PIP odpowiada jednoznacznie: czas obowiązkowego szkolenia wlicza się do czasu pracy, nawet jeśli przypada wieczorem albo w weekend.
W praktyce oznacza to, że kurs wysłany przez firmę to nie „dodatkowy obowiązek”, ale część etatu. Jeśli dzięki niemu wyjdą nadgodziny – pracownikowi należy się odpowiednie wynagrodzenie lub czas wolny.
Kto pokrywa koszty?
Tu granica jest jasna:
- szkolenie obowiązkowe – finansuje pracodawca,
- szkolenie dobrowolne – finansowanie zależy od jego decyzji.
Jeśli firma pokrywa koszty, może też dorzucić przejazdy, zakwaterowanie czy podręczniki. W takich przypadkach często pojawia się umowa szkoleniowa – pracownik zobowiązuje się np. przepracować w firmie rok czy dwa po zakończeniu kursu. Jeśli pracodawca nie wymaga takiego lojalnościowego zabezpieczenia, umowy nie trzeba spisywać.
Urlop szkoleniowy – komu i na ile dni przysługuje?
Przepisy (art. 103¹ i 103² Kodeksu pracy) przewidują, że jeśli kurs odbywa się z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą, pracownik zyskuje dodatkowe uprawnienia:
- 6 dni urlopu szkoleniowego – np. na egzamin zawodowy,
- 21 dni urlopu szkoleniowego – np. na przygotowanie się do obrony pracy dyplomowej.
Urlop jest płatny i ustalany wspólnie z pracodawcą. Nie trzeba go wykorzystywać tuż przed egzaminem, ale trzeba go zaplanować. Co ważne, niewykorzystany urlop nie zamienia się w ekwiwalent.
Kurs z własnej inicjatywy – dobra wola szefa
A co, jeśli pracownik zapisze się na szkolenie sam, np. z języka obcego albo nowego programu? Wtedy:
- firma nie musi płacić za kurs,
- nie ma też obowiązku dawania wolnego,
- wsparcie zależy od dobrej woli pracodawcy.
Nawet jeśli szef wyrazi zgodę na udział w kursie, może odmówić urlopu, jeśli nieobecność zagroziłaby funkcjonowaniu firmy.
Nadgodziny i wynagrodzenie – kiedy przysługują?
Obowiązkowe szkolenie po godzinach to czas pracy, który trzeba rozliczyć jak każdy inny. Pracownik ma prawo do normalnego wynagrodzenia, a po przekroczeniu norm – także do dodatku za nadgodziny.
Dobrowolne kursy z inicjatywy pracownika nie są wliczane do czasu pracy. Firma nie ma obowiązku ich rozliczać ani płacić za spędzone na nich godziny.
W skrócie
- Szkolenie z polecenia szefa = koszt i czas pracy po stronie firmy.
- Kurs z inicjatywy pracownika = decyzja zależy od dobrej woli pracodawcy.
- Urlop szkoleniowy przysługuje tylko wtedy, gdy kurs odbywa się z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy.
- Nadgodziny powstają, jeśli obowiązkowe szkolenie wypada poza etatem.
Znajomość tych zasad pozwala uniknąć nieporozumień – i z góry wiedzieć, czy faktura za kurs trafi do działu kadr, czy do prywatnego portfela pracownika.
Źródła:
