Nowy model pracy w administracji i biznesie? Sprawdzamy, jak działa 7-godzinny dzień pracy w Lesznie i co oferuje rządowy pilotaż
Czy można pracować krócej, nie tracąc na pensji ani jakości obsługi? Leszno już zna odpowiedź. Jako jedno z pierwszych miast w Polsce wprowadziło 7-godzinny dzień pracy w administracji, zachowując pełną dostępność dla mieszkańców i wysoką efektywność zespołu. Teraz ich doświadczenia stają się atutem ogólnopolskiego pilotażu. Rząd rusza z programem „Skrócony czas pracy – To się dzieje!”, oferując firmom i instytucjom nawet milion złotych na wdrożenie nowych modeli organizacji pracy.
– Skrócenie czasu pracy do 35 godzin tygodniowo jest możliwe i oczekiwane. Jestem bardzo zadowolony z wprowadzonych zmian i cieszę się, że tak wiele samorządów i jednostek administracji poszło w ślady Leszna
– mówi Grzegorz Rusiecki, prezydent Leszna.
To zdanie jest podsumowaniem doświadczeń jednego z pierwszych w Polsce wdrożenia nowego modelu pracy.
W czasie gdy w Warszawie Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej finalizuje zasady ogólnopolskiego programu pilotażowego „Skrócony czas pracy – To się dzieje!”, Leszno może służyć jako jeden z najbardziej przekonujących przykładów lokalnej inicjatywy. Tamtejszy magistrat testował 7-godzinny dzień pracy przez trzy miesiące. Efekty? Zaskakujące – nie tylko dla pracowników, ale i dla mieszkańców, którzy nie odczuli żadnych negatywnych skutków zmiany.
Od pomysłu do pilotażu – jak Leszno zorganizowało krótszy dzień pracy?
Wszystko zaczęło się od pytań, które coraz częściej zadawali sobie sami urzędnicy i kierownictwo magistratu: czy da się pracować efektywniej, krócej, ale bez strat dla mieszkańców? Czy można wdrożyć rozwiązanie, które zadba o komfort pracowników i jednocześnie utrzyma pełną jakość obsługi?
Inspiracją były toczące się w Sejmie prace nad nowelizacją Kodeksu pracy, dotyczącą 35-godzinnego tygodnia pracy. Ale Leszno nie czekało na zakończenie procesu legislacyjnego. Postanowiono wykorzystać tę debatę jako szansę na lokalne zmiany – dobrowolne, oparte na analizach i dialogu wewnętrznym.
– To pokazuje, że skrócenie czasu pracy do 35 godzin tygodniowo jest możliwe i oczekiwane. Moi współpracownicy świetnie dostosowali się do nowych warunków pracy. Doceniam ich efektywność i pomysłowość, dzięki której wiele procesów udało się usprawnić.
– podkreśla prezydent Rusiecki.
Nowy harmonogram – elastyczność z zachowaniem dostępności
Jednym z głównych warunków, jakie postawił sobie magistrat, była pełna dostępność urzędu dla mieszkańców. Skrócenie czasu pracy nie mogło oznaczać kolejek, zamkniętych drzwi ani zmniejszenia liczby spraw załatwianych dziennie. Z tego powodu wydłużono godziny przyjęć w poniedziałki.
Harmonogram wyglądał następująco:
- Poza sezonem (wrzesień–czerwiec):
- Poniedziałek: 8:00–18:00
- Wtorek–piątek: 8:00–15:00
- W wakacje (lipiec–sierpień):
- Poniedziałek: 7:00–18:00
- Wtorek–piątek: 7:00–14:00
Ten układ pozwolił pracownikom skrócić dzień pracy do 7 godzin, a mieszkańcom zaoferować wydłużony czas obsługi w poniedziałki – co było szczególnie istotne po pandemii COVID-19, gdy wcześniejsze godziny nie zostały natychmiast przywrócone.
Praca nad regulaminami i wyzwania techniczne
Wdrożenie nie było jednak pozbawione trudności. Jednym z pierwszych kroków była zmiana regulaminu pracy oraz aneksów do umów – dostosowano zapisy o wymiarze czasu pracy i godzinach urzędowania. Później przyszło wyzwanie bardziej techniczne: system kadrowo-płacowy nie był gotowy na 7-godzinny dzień pracy. Przez pół roku dane dotyczące urlopów były ewidencjonowane ręcznie.
– Niebagatelną rolę odgrywa (…) dobra komunikacja i zwykła koleżeńska życzliwość. Mamy świadomość działania jako zespół, potrafimy współdziałać i wzajemnie sobie pomagać.
– mówi prezydent Leszna.
Pierwsze efekty: mniej zwolnień, większe zaangażowanie, lepsze rekrutacje
Już po trzech miesiącach magistrat zebrał konkretne dane. Wskaźniki absencji chorobowej spadły, liczba nieplanowanych nieobecności zmalała, a do pracy w urzędzie zaczęło zgłaszać się więcej kandydatów. To, co jeszcze niedawno było wyzwaniem – czyli pozyskiwanie kompetentnych pracowników administracyjnych – zaczęło się zmieniać. Krótszy tydzień pracy okazał się magnesem dla osób ceniących work-life balance i stabilne warunki zatrudnienia w sektorze publicznym.
Leszczyński pilotaż wpisuje się w kierunek zmian zapowiadanych przez Unię Europejską. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym dla rodziców i opiekunów (tzw. dyrektywa work-life balance) zobowiązuje państwa członkowskie do wspierania rozwiązań umożliwiających elastyczną organizację czasu pracy. Choć dokument ten nie wprowadza obowiązku czterodniowego tygodnia pracy, stanowi istotny impuls do szukania rozwiązań poprawiających dostępność zatrudnienia i efektywność administracji.
„Czuję, że pracodawca naprawdę dba o nas”
Urząd przeprowadził wewnętrzną ankietę wśród pracowników. Jej wyniki były jednoznaczne – większość osób poczuła poprawę jakości życia, równowagę między życiem prywatnym a zawodowym, i większe zaufanie do miejsca pracy.
Najczęściej wskazywanymi korzyściami były:
- Wzrost motywacji do pracy – skrócenie dnia pracy do 7 godzin stało się zauważalnym impulsem mobilizującym zespół, co bezpośrednio przełożyło się na większą efektywność i wydajność pracowników.
- Mniej absencji i nieplanowanych nieobecności – dzięki lepszemu bilansowi między życiem zawodowym a prywatnym, pracownicy rzadziej korzystali ze zwolnień lekarskich czy wychodzili w trakcie dnia pracy w celach prywatnych.
- Większe zaangażowanie i inicjatywa zespołu – nowy model pracy pobudził kreatywność urzędników, którzy aktywnie angażowali się w usprawnianie procesów wewnętrznych i organizacji pracy wydziałów.
- Utrzymanie wysokiej terminowości – pomimo krótszego dnia pracy, nie odnotowano opóźnień w realizacji zadań, co potwierdza dobrą organizację i skuteczność wdrożonego rozwiązania.
- Wzrost atrakcyjności zatrudnienia w Urzędzie – wdrożenie 7-godzinnego dnia pracy przyciągnęło większą liczbę kandydatów do pracy, co umożliwiło lepszy dobór kadry i podniesienie jakości obsługi administracyjnej.
Brak skarg, wzrost zadowolenia klientów
W czasie trwania pilotażu – od lipca do września 2024 r. – nie wpłynęła ani jedna skarga na reorganizację pracy. Przeciwnie, mieszkańcy pozytywnie ocenili fakt, że urząd wrócił do wydłużonych godzin w poniedziałki.
Gotowi na więcej: Leszno przystępuje do rządowego programu
Po zakończeniu wewnętrznego pilotażu, miasto Leszno ogłosiło gotowość do wzięcia udziału w ogólnopolskim programie pilotażowym. Ma on nie tylko przetestować różne modele organizacji czasu pracy, ale również stworzyć podstawy do długofalowych zmian.
– Pracownicy urzędu są w większości zadowoleni z nowych godzin pracy, a ja dumny z tak kompetentnych i pracowitych współpracowników
– podsumowuje prezydent Rusiecki.
Rządowy pilotaż skróconego czasu pracy – dla kogo, na jakich zasadach i z jakim wsparciem?
Sukces lokalnego pilotażu w Lesznie to nie tylko inspiracja, ale i argument, że nowy model organizacji pracy może działać w realnych warunkach. Teraz przyszedł czas na test ogólnopolski. 27 czerwca 2025 roku Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało regulamin naboru do programu „Skrócony czas pracy – To się dzieje!”, którego celem jest przetestowanie różnych modeli redukcji czasu pracy – z zachowaniem wynagrodzenia i bez strat dla organizacji.
Program przewiduje możliwość uzyskania do miliona złotych dofinansowania na wdrożenie krótszego tygodnia pracy w firmach i instytucjach publicznych. To szansa, ale i zobowiązanie – do rzetelnego planowania, monitorowania i raportowania rezultatów.
Dla kogo przeznaczony jest pilotaż?
Program skierowany jest do firm i instytucji z całej Polski – zarówno sektora prywatnego, jak i publicznego. Kluczowym warunkiem udziału jest objęcie zmianą minimum 50% zatrudnionych oraz zapewnienie, że nie ulegnie pogorszeniu sytuacja pracowników – ani jeśli chodzi o pensje, ani o warunki pracy.
Warto zaznaczyć: udział w programie jest całkowicie dobrowolny. Jak podkreśla resort pracy, celem jest wspólne testowanie, a nie narzucanie sztywnych rozwiązań.
Terminy i etapy programu
Cały cykl podzielony został na trzy główne fazy:
- I etap – przygotowanie (do 31 grudnia 2025): czas na wewnętrzne analizy, konsultacje, aktualizacje regulaminów i systemów kadrowych, przygotowanie szkoleń.
- II etap – testowanie (rok 2026): faktyczne wdrożenie nowych modeli pracy i ich monitorowanie.
- III etap – podsumowanie (do 15 maja 2027): przygotowanie raportów końcowych i ewaluacja efektów programu.
Nabór do programu rusza 14 sierpnia 2025 roku i potrwa do 15 września. Wnioski będzie można składać wyłącznie elektronicznie, przez specjalny generator dostępny na stronie ministerstwa. Lista zakwalifikowanych projektów zostanie opublikowana do 15 października.
Co obejmuje dofinansowanie?
Firmy i instytucje mogą liczyć nie tylko na pieniądze na wyrównanie kosztów pracy, ale też na wsparcie doradcze i narzędziowe. Dofinansowanie obejmuje m.in.:
- organizację szkoleń dla pracowników i kadry zarządzającej,
- wdrożenie automatyzacji procesów,
- analizę efektywności i wydajności po zmianach,
- koszty komunikacji wewnętrznej i reorganizacji czasu pracy,
- działania informacyjne i promocyjne wewnątrz firmy.
Obowiązki uczestników – co trzeba raportować?
Aby uzyskać dofinansowanie i utrzymać je przez cały okres trwania programu, uczestnicy muszą prowadzić systematyczny monitoring i przygotowywać dokumentację potwierdzającą efekty zmian. Wymagane będą m.in.:
- ankiety wstępne i kwartalne, wypełniane zarówno przez pracowników, jak i zarząd,
- raport częściowy po pierwszym roku testów (do grudnia 2026),
- raport końcowy (do 15 maja 2027),
- ocena jakościowa i ilościowa skutków – w tym analiza satysfakcji pracowników, rotacji kadr, produktywności i liczby absencji.
Ministerstwo może również wezwać uczestników do przedstawienia dokumentów źródłowych – np. danych z systemów kadrowo-płacowych lub ewidencji obecności.
Czy to się opłaca? Leszno pokazuje, że tak
Jak pokazuje przykład Leszna, dobrze zaplanowane wdrożenie może przynieść realne korzyści bez ryzyka chaosu organizacyjnego. Zmniejszenie czasu pracy nie tylko nie pogorszyło dostępności urzędu dla mieszkańców, ale wręcz poprawiło atmosferę pracy i przyciągnęło nowych kandydatów do pracy w administracji.
– Mamy świadomość działania jako zespół. Potrafimy współdziałać, aby wzajemnie sobie pomagać i rozwiązywać ewentualne trudności
– podkreśla prezydent Rusiecki.
W magistracie zauważono też konkretne korzyści:
- spadek liczby zwolnień lekarskich,
- lepsze zarządzanie czasem,
- wzrost zaufania do przełożonych,
- większe zaangażowanie w doskonalenie procedur i współpracę między wydziałami.
A co z obawami pracodawców?
Wielu przedsiębiorców nadal podchodzi ostrożnie do tematu skracania czasu pracy. Pojawiają się pytania o:
- wydajność zespołu,
- kontakt z klientem i dostępność usług,
- koszty reorganizacji,
- konieczność zmiany harmonogramów lub umów.
Na wszystkie te wątpliwości rząd odpowiada propozycją testów w bezpiecznych warunkach, przy realnym wsparciu finansowym i doradczym. Co więcej – to pracodawca decyduje, jaki model wdroży. Może to być:
- 4-dniowy tydzień pracy,
- skrócenie dnia roboczego,
- system zmianowy,
- hybryda tych rozwiązań.
Skrócony czas pracy – eksperyment czy przyszły standard?
Pilotażowy program ma nie tylko przetestować nowe rozwiązania, ale również dostarczyć danych do ewentualnych zmian legislacyjnych. Jeśli doświadczenia lokalne – takie jak w Lesznie – powtórzą się w innych częściach kraju, możliwe, że 35-godzinny tydzień pracy stanie się nie tylko wyborem, ale nowym standardem.
Przykład Leszna pokazuje, że skrócenie czasu pracy może być nie tylko możliwe, ale też skuteczne i korzystne – zarówno dla pracowników, jak i dla mieszkańców. Dzięki przemyślanej organizacji, utrzymaniu pełnej dostępności urzędu i konsekwentnemu monitorowaniu rezultatów, miasto udowodniło, że 7-godzinny dzień pracy nie musi oznaczać spadku wydajności czy jakości obsługi.
Co więcej, podejście to zostało dostrzeżone i docenione na szczeblu krajowym. Uznaniem wdrożenia tego pomysłu jest otrzymana w czerwcu br. nagroda w konkursie „Perły samorządu 2025”. Leszno zajęło II miejsce w kategorii najlepsze samorządy, miasta do 100 tys. mieszkańców, za wdrożenie innowacji na rzecz dobrostanu pracowników i traktowanie kultury organizacyjnej jako strategicznego narzędzia budowania nowoczesnej, zrównoważonej administracji.
To nie tylko prestiż, ale i potwierdzenie, że warto eksperymentować z nowymi rozwiązaniami. Leszno nie tylko skorzystało z nadarzającej się okazji – stało się liderem pozytywnej zmiany, której efekty mogą wkrótce objąć cały kraj.
