Podpisz dokument w aplikacji mObywatel – szybko, bezpiecznie i cyfrowo

Nowa funkcja w mObywatel od 25 lutego 2025 roku

Ministerstwo Cyfryzacji wprowadziło nową usługę Podpisz dokument w aplikacji mObywatel, która umożliwia użytkownikom szybkie i wygodne podpisywanie dokumentów cyfrowo. Dzięki tej funkcji, każdy posiadacz e-dowodu może składać podpis osobisty w sposób równoważny z podpisem odręcznym w kontaktach z administracją publiczną.

Poniżej wyjaśniamy kluczowe pojęcia związane z usługą Podpisz dokument i jej działaniem.

C jak certyfikat i CAN

Aby skorzystać z funkcji Podpisz dokument, użytkownik musi posiadać e-dowód wyposażony w odpowiednie certyfikaty. E-dowód może mieć zapisane cztery certyfikaty, jednak do podpisywania dokumentów wymagany jest certyfikat podpisu osobistego.

• Certyfikat podpisu osobistego należy aktywować podczas odbioru e-dowodu w urzędzie oraz nadać mu 6-cyfrowy PIN (PIN2), który należy zapamiętać i chronić przed dostępem osób trzecich.
• CAN to 6-cyfrowy numer umieszczony na e-dowodzie w prawym dolnym rogu strony ze zdjęciem. Jest kluczowym identyfikatorem umożliwiającym logowanie do usług publicznych i składanie podpisu cyfrowego.

Numer CAN zabezpiecza e-dowód przed nieuprawnionym dostępem, ponieważ jest wymagany do jego aktywacji w kanałach cyfrowych.

D jak dokument

Usługa Podpisz dokument pozwala na podpisywanie plików PDF o maksymalnej wielkości 10 MB. Dokumenty można dodawać z pamięci smartfona lub z zewnętrznych źródeł, takich jak dysk w chmurze.

• Po podpisaniu dokumentu w aplikacji mObywatel plik zostaje zapisany automatycznie na urządzeniach z systemem Android.
• Użytkownicy systemu iOS muszą samodzielnie zapisać dokument na swoim urządzeniu, ponieważ aplikacja nie przechowuje podpisanych plików.

Aby uniknąć problemów, zaleca się przygotowanie odpowiedniego pliku PDF przed przystąpieniem do procesu podpisywania.

E jak e-dowód

Aby skorzystać z funkcji Podpisz dokument, użytkownik musi posiadać e-dowód, czyli dowód osobisty wyposażony w warstwę elektroniczną.

E-dowody są wydawane w Polsce od 4 marca 2019 roku i zawierają niewidoczny chip, w którym zapisane są dane właściciela, w tym certyfikaty podpisu osobistego oraz dane biometryczne.

K jak komunikacja NFC

Podstawą działania usługi Podpisz dokument jest technologia NFC (Near Field Communication), która umożliwia bezprzewodową komunikację pomiędzy e-dowodem a smartfonem.

• Moduł NFC jest znany m.in. z płatności zbliżeniowych. Aby poprawnie złożyć podpis cyfrowy, telefon musi posiadać aktywny moduł NFC.
• Antena NFC znajduje się zazwyczaj w górnej części tylnej obudowy telefonu. Jeśli komunikacja jest zakłócona, warto usunąć akcesoria, takie jak etui, które mogą blokować sygnał.

Jeśli użytkownik nie jest pewien, czy jego telefon obsługuje NFC, może sprawdzić tę funkcję w ustawieniach urządzenia lub w instrukcji producenta.

P jak podpis osobisty, PIN2 i PUK

Podpis elektroniczny składany w aplikacji mObywatel to podpis osobisty, który jest równoważny z podpisem odręcznym w relacjach z administracją publiczną.

Bezpieczeństwo PIN2 i PUK

• PIN2 – 6-cyfrowy kod, który użytkownik nadaje podczas odbioru e-dowodu i którego używa do składania podpisu osobistego.
• PUK – kod zabezpieczający, który umożliwia odblokowanie podpisu osobistego w przypadku trzykrotnego błędnego wpisania PIN2.

Jeśli PUK zostanie wpisany błędnie trzy razy, jego odblokowanie nie jest możliwe i konieczna będzie wymiana e-dowodu.

Jak korzystać z usługi Podpisz dokument?

Aby podpisać dokument elektroniczny w aplikacji mObywatel, należy:

1. Przygotować dokument w formacie PDF (maks. 10 MB).
2. Uruchomić aplikację mObywatel i wybrać usługę Podpisz dokument.
3. Dodać plik PDF z pamięci telefonu lub chmury.
4. Zeskanować e-dowód za pomocą NFC.
5. Wprowadzić numer CAN i kod PIN2 w celu złożenia podpisu.
6. Zapisać podpisany plik na urządzeniu.

Podpis elektroniczny w praktyce

Podpis osobisty może być używany w kontaktach z administracją publiczną, jednak w relacjach z prywatnymi firmami lub osobami trzeciami konieczne jest wcześniejsze uzgodnienie jego uznawania.

Usługa Podpisz dokument wymaga połączenia z Internetem, dlatego przed rozpoczęciem warto sprawdzić, czy urządzenie jest połączone z siecią Wi-Fi lub posiada aktywną transmisję danych.

Gdzie znaleźć więcej informacji?

Więcej szczegółowych informacji o funkcji Podpisz dokument można znaleźć na oficjalnej stronie mObywatel:
🔗 info.mobywatel.gov.pl/uslugi/podpisz-dokument

Instrukcja wideo dotycząca podpisywania dokumentów e-dowodem dostępna jest pod linkiem:
🎥 YouTube: Jak podpisać dokument w mObywatel