Fakty Plus już w ubiegłym roku rozmawiały z prezydentem Leszna o 7-godzinnym dniu pracy w urzędzie. Teraz samorządy podsumowują, co dała zmiana i gdzie trzeba lepiej układać grafiki.

Leszno było jednym z pierwszych przykładów krótszej pracy w urzędzie

Gdy Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zapowiedziało pilotaż skróconego czasu pracy, samorządy zaczęły sprawdzać, czy taki model da się zastosować w urzędach. Chodziło o to, czy krótszy tydzień albo krótszy dzień pracy można pogodzić z normalną obsługą mieszkańców.

Jednym z pierwszych przykładów było Leszno. Miasto wprowadziło 7-godzinny dzień pracy w Urzędzie Miasta, ale nie skróciło tygodnia obsługi interesantów. Urząd pozostał otwarty przez pięć dni, a w poniedziałki pracował dłużej, żeby mieszkańcy mogli załatwić sprawy także po standardowych godzinach pracy.

Fakty Plus rozmawiały wtedy z Grzegorzem Rusieckim, prezydentem Leszna, o tym, jak miasto chce ułożyć pracę urzędu po zmianach. Rusiecki mówił, że

„skrócenie czasu pracy do 35 godzin tygodniowo jest możliwe i oczekiwane”.

Leszno chciało sprawdzić, czy krótszy dzień pracy poprawi komfort urzędników i jednocześnie nie utrudni mieszkańcom kontaktu z urzędem.

Po prawie roku samorząd podsumowuje swoje doświadczenia. Z odpowiedzi udzielonych Serwisowi Samorządowemu PAP wynika, że pracownicy urzędu są w większości zadowoleni z nowych godzin pracy, a urząd sprawnie obsługuje mieszkańców. Podobne rozwiązania wprowadziły też m.in. Michałowice i Szczecinek.

Leszno po prawie roku: krótsza praca jest możliwa, ale trzeba dobrze ustawić urząd

Leszno wprowadziło 7-godzinny dzień pracy w 2024 roku. Urzędnicy pracują tam po 7 godzin dziennie, czyli łącznie 35 godzin tygodniowo. Samorząd zachował dostępność urzędu dla mieszkańców, a godziny pracy ułożono tak, aby w poniedziałki można było załatwiać sprawy dłużej.

Teraz prezydent Grzegorz Rusiecki podsumowuje tę zmianę pozytywnie. W rozmowie z Serwisem Samorządowym PAP powiedział:

„Jestem bardzo zadowolony z wprowadzonych w 2024 roku zmian i cieszę się, że już tak wiele samorządów i jednostek administracji poszło w ślady Leszna. To pokazuje, że skrócenie czasu pracy do 35 godzin tygodniowo jest możliwe i oczekiwane. Moi współpracownicy świetnie dostosowali się do nowych warunków pracy. Doceniam ich efektywność i pomysłowość, dzięki której wiele procesów udało się usprawnić”.

Rusiecki zwraca też uwagę na organizację pracy zespołu. Jak mówi, przy krótszym czasie pracy duże znaczenie ma komunikacja między pracownikami i gotowość do wzajemnej pomocy. To ważne, bo urząd nie może po prostu zamknąć części spraw na później. Decyzje administracyjne, obsługa mieszkańców, sprawy podatkowe, komunalne i inwestycyjne muszą iść dalej.

Prezydent Leszna dodaje:

„Mamy świadomość działania jako zespół, mamy świadomość łączących nas zależności i potrafimy współdziałać, aby wzajemnie sobie pomagać i rozwiązywać ewentualne trudności. Pracownicy urzędu są w większości zadowoleni z nowych godzin pracy, a ja dumny z tak kompetentnych i pracowitych współpracowników”.

System kadrowy i urlopy były najtrudniejsze w Lesznie

Leszno nie ukrywa jednak, że wdrożenie krótszej pracy wymagało zmian. Największą trudność sprawił system kadrowo-płacowy, który początkowo nie radził sobie z siedmiogodzinną normą dnia pracy. Przez pół roku ewidencję urlopową trzeba było prowadzić ręcznie.

„Niestety system sobie nie poradził: przez pół roku ewidencja urlopowa była prowadzona ręcznie. System zaczął działać prawidłowo od 01 stycznia 2025 roku. Ponadto skrócenie czasu pracy o godzinę dziennie w okresie urlopowym spowodowało sporadyczne wykonywanie pracy przez pracowników ponad siedmiogodzinną dzienną normę”.

Michałowice: trzy dni wolnego pomagają pracownikom odpocząć

Pozytywnie krótszy czas pracy ocenia także gmina Michałowice. Wójt Małgorzata Pachecka powiedziała Serwisowi Samorządowemu PAP, że wprowadzenie skróconego czasu pracy w urzędzie „było strzałem w przysłowiową dziesiątkę”.

Pachecka mówi o tym rozwiązaniu jako o elemencie work-life balance. Pracownicy mają więcej czasu na odpoczynek, a gmina widzi później większą wydajność w pozostałe dni pracy. Według wójt poprawiła się także atmosfera w urzędzie.

Jak podkreśliła Pachecka:

„To rozwiązanie sprawdza się jako element work-life balance. Pracownikom łatwiej jest wypocząć w trzy dni wolne od pracy. Widzimy to we wzroście wydajności w pozostałe dni. A co najważniejsze, poprawia się komfort pracy nas wszystkich, jest więcej uśmiechów, tolerancji, wzajemnej pomocy. Istotne jest również to, że dla mieszkańca niewiele się zmieniło, ponieważ urząd otwarty jest w 5 dni w tygodniu, w poniedziałki do 18:00”.

Krótszy czas pracy urzędników nie oznacza pogorszenia dostępu mieszkańców. Urząd Gminy normalnie pracuje 5 dni w tygodniu, a w poniedziałki urząd pracuje dłużej.

Michałowice też mają najwięcej pracy przy urlopach

Michałowice nie zwiększały zatrudnienia z powodu wprowadzenia czterodniowego tygodnia pracy. Wójt podkreśla, że gmina ma dużo zadań, projektów i wysoki budżet jak na niespełna 20 tysięcy mieszkańców.

Najtrudniejszy jest sezon urlopowy. Pachecka powiedziała PAP:

„Największym wyzwaniem organizacyjnym jest rozplanowanie pracy w okresie urlopowym. Pozostałe kwestie sprawnie, bo w dialogu z załogą, zmapowaliśmy i rozwiązaliśmy jeszcze przed wejściem w projekt. Nie zwiększaliśmy też zatrudnienia w związku z wprowadzeniem czterodniowego tygodnia pracy. Warto tutaj zaznaczyć, że choć mamy status gminy wiejskiej, to jesteśmy gminą aglomeracyjną. Naszym najbliższym sąsiadem jest Warszawa, a budżet przy niespełna 20 tysiącach mieszkańców, wynosi 320 mln złotych. Mamy dużo pracy i projektów, działamy sprawnie”.

To doświadczenie jest podobne do tego, o czym mówi prezydent Leszna. Krótszy czas pracy może być korzystny dla pracowników, ale urząd musi wcześniej zanalizować, które wydziały mają największe obciążenie, gdzie potrzebne są zastępstwa i które dni tygodnia wymagają dodatkowych pracowników.

W Michałowicach krótszego czasu pracy nie narzucono automatycznie wszystkim jednostkom gminnym. Decyzję pozostawiono dyrektorom. Skrócony czas pracy ma także Centrum Usług Wspólnych, ale każda jednostka może ocenić, czy taki model pasuje do jej zadań.

News

Najgorszy w Polsce urząd wojewódzki jest we Wrocławiu! W rankingu NIK jest tylko jedno – ostatnie miejsce

Szczecinek: urząd jest czynny dłużej niż przed zmianą

Inny model wybrał Szczecinek. Tam urzędnicy ratusza od 1 lipca 2025 roku pracują cztery dni w tygodniu. Burmistrz Jerzy Hardie-Douglas ocenia zmianę pozytywnie i podkreśla, że urząd w skali tygodnia jest dostępny dla mieszkańców dłużej niż przed reformą.

Burmistrz powiedział PAP:

„Urząd jest czynny de facto dłużej, niż był przed reformą czasu pracy (w skali tygodnia to 42 godziny), a to, czy w danym wydziale pracuje w danej chwili mniej czy więcej osób, szczerze mówiąc, mieszkańców Szczecinka średnio interesuje. Oni chcą przyjść, mieć załatwioną sprawę i tak to się dzieje”.

W Szczecinku urząd wpracuje w pełnym składzie przede wszystkim we wtorki, środy i czwartki. W poniedziałki i piątki część pracowników ma dodatkowy dzień wolny. Dlatego najważniejsze spotkania i sprawy organizacyjne planuje się głównie w środku tygodnia.

Czy krótszy czas pracy przyjmie się także poza samorządami?

Doświadczenia Leszna, Michałowic i Szczecinka mogą zachęcić kolejne samorządy do sprawdzenia krótszego czasu pracy. Te przykłady mają jedną wspólną cechę: urzędnicy pracują krócej, ale mieszkańcy nadal mogą załatwiać swoje sprawy. To wymaga dokładnego rozpisania godzin otwarcia, dyżurów, zastępstw i urlopów.

W Lesznie urzędnicy pracują 35 godzin tygodniowo, a prezydent miasta po prawie roku ocenia, że zmiana się sprawdziła. Michałowice mówią o lepszym wypoczynku pracowników i większej wydajności. Szczecinek wybrał inny model: urzędnicy pracują cztery dni w tygodniu, ale urząd jest dostępny dla mieszkańców przez 42 godziny tygodniowo, czyli dłużej niż przed zmianą.

Pytanie, czy takie doświadczenia skłonią także inne urzędy i samorządy do podobnych zmian. W administracji taki model łatwiej ułożyć, bo część pracy można zaplanować z wyprzedzeniem, a obsługę mieszkańców rozłożyć między wydziały. Najtrudniej jest latem, gdy urlopy zmniejszają liczbę pracowników dostępnych w urzędzie.

Nie wiadomo też, czy krótszy czas pracy szerzej przyjmie się w biznesie, usługach albo transporcie. W wielu firmach praca zależy od zmian, dyżurów, obsługi klientów, dostaw i ciągłości usług. Tam skrócenie tygodnia pracy może być trudniejsze niż w urzędzie. Nie można jednak wykluczyć, że część pracodawców zacznie testować własne modele, zwłaszcza tam, gdzie krótszy czas pracy pomoże zatrzymać pracowników albo ograniczyć wypalenie zawodowe. Efekty rządowego pilotażu pokażą, czy to będzie trwały kierunek, czy raczej rozwiązanie dla wybranych miejsc pracy.

Źródła: Fakty Plus, Serwis Samorządowy PAP

Rafał Bernasiński