Jak państwo robi bilans na strachu – i dlaczego pomyłki urzędu zawsze kosztują najsłabszych.

Urząd ma swój plan finansowy do wykonania, a obywatel – tylko życie. Gdy urzędnik jest rozliczany z wyniku finansowego zamiast rzetelności, prawo przestaje chronić słabszych i staje się maszynką do produkcji długów. W tym tekście pokazujemy trzy historie – od firmy zasypanej żądaniem 5 tysięcy stron dokumentów, po matki, którym wstrzymano świadczenia w najtrudniejszym momencie – a także twarde liczby i odpowiedzi instytucji. Zaczyna się jak thriller o papierach. Kończy – w kuchni, przy łóżeczku.

Pięć tysięcy stron na jutro

Telefon z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) dzwoni późnym popołudniem. Inspektor uprzejmym tonem prosi firmę o dostarczenie 5 tysięcy stron dokumentów – termin: nazajutrz. Przedsiębiorca w panice próbuje zgromadzić segregatory faktur i umów, ale to fizycznie niemożliwe. Następnego dnia urzędnik dyskretnie podsuwa mu gotowy formularz: wniosek o zawieszenie kontroli. Jeśli właściciel go podpisze, ZUS zyska czas. Kontrola, która z mocy prawa powinna zamknąć się w 12 dni, potrwa kolejne miesiące.

To nie wyjątkowy przypadek, lecz element szerszej taktyki.

– Istnieje cały zestaw “trików”, które przedsiębiorcy biorą za obowiązek, choć nimi nie są – tłumaczy prawniczka Katarzyna Kalata. Klasyczny przykład to żądanie pięciu tysięcy stron “na jutro”, a gdy firma nie daje rady – podsunięcie wniosku o zawieszenie kontroli. Kontrola, która powinna trwać 12 dni, przeciąga się na miesiące. Przedsiębiorcy często nie wiedzą, że nie mają obowiązku tworzyć dodatkowych zestawień – to zadanie organu.

Innymi słowy: procedura staje się dla urzędu dźwignią presji. Jeśli tak wygląda starcie z systemem, gdy firma ma księgową i pełnomocnika – to co się dzieje, gdy po drugiej stronie jest kobieta w ciąży?

Target zamiast prawa?

Eksperci ostrzegają, że jeśli instytucja działa w logice planu finansowego – “targetu” – to rośnie pokusa, by decyzjami przerzucać ryzyko na obywatela. Państwo ma prawo ścigać nadużycia, ale system pozostaje uczciwy tylko wtedy, gdy władza ponosi realny koszt błędu. W przeciwnym razie litera prawa staje się narzędziem do produkowania długów.

– Decyzję tworzy cały łańcuch urzędników. Odpowiedzialność się rozmywa – mówi dr Katarzyna Kalata, prawniczka reprezentująca przedsiębiorców. Dopóki inspektorzy są rozliczani z “przypisu składek”, a nie z rzetelności, nie będziemy mieli racjonalnego systemu ani uczciwego traktowania obywateli.

Innymi słowy: gdy liczy się wynik finansowy, “praworządność” może służyć jako pałka, a nie tarcza. A teraz zobaczmy, jak ten mechanizm wygląda, gdy zamiast firmy adresatem decyzji jest rodzina z noworodkiem.

Kuchenny stół, koperta z orłem

Małe mieszkanie na obrzeżach miasta. W kuchni piętrzą się pieluchy i butelki do sterylizacji. W kącie stoi wanienka, obok leżą recepty i opłaty za mieszkanie. Na stole – otwarta koperta z nadrukiem orła. Pismo z ZUS, ledwie jedno zdanie urzędowego języka: “nie podlega ubezpieczeniom społecznym”. Młoda matka czyta i czuje, że traci grunt.

– Nie miałam siły spać, a oni chcieli, żebym miała siłę udowadniać – opowiada.

Biznes / News / Społeczeństwo

Czy cudzoziemcy opłacają się Polsce? Sprawdzamy dane ZUS

Ledwo doszła do siebie po porodzie, a już dowiedziała się, że państwo cofa jej ubezpieczenie chorobowe, wstrzymuje wypłatę świadczeń.

– To był język urzędowy, ale skutek domowy: zabrali pieniądze akurat wtedy, kiedy wydatki rosną – dodaje cicho bohaterka naszej historii.

Brzmi to jak formalność – a w praktyce jest odcięciem tlenu. Decyzja, że ktoś “nie podlega ubezpieczeniom”, nie oznacza korekty o paręset złotych. To bywa natychmiastowe wstrzymanie zasiłku na czas nieokreślony. Bywa też wezwaniem do zwrotu już wypłaconych pieniędzy – nierzadko liczonych w dziesiątkach tysięcy złotych – zanim obywatelka w ogóle zdąży udowodnić swoje racje przed sądem. Można to zobrazować prosto: całe życie płacisz składki – kupujesz bilet na prom. Aż przychodzi co do czego i słyszysz, że prom płynie, ale ty nie jesteś pasażerem.

Czy to pojedyncze pomyłki? Niestety, z danych samego ZUS wynika, że mówimy o zjawisku na dużą skalę. Tylko w 2024 roku oddziały ZUS wydały ponad 3,1 tys. decyzji stwierdzających, że ktoś nie podlega ubezpieczeniom jako pracownik występujący o świadczenie krótkoterminowe. Z tego niemal 1,3 tysiąca dotyczyło kobiet w ciąży[4]. Innymi słowy – nie są to kazuistyczne wyjątki, ale część systemu. W ponad 500 przypadkach poszkodowani odwołali się do sądu; około 290 spraw zakończyło się prawomocnym utrzymaniem decyzji ZUS (choć sam ZUS zastrzega, że nie wszystkie musiały dotyczyć decyzji wydanych w 2024 roku).

– My nie mieliśmy czasu na proces. My mieliśmy termin porodu – wspomina jedna z matek.

Bo u urzędu to statystyka, a u rodziny – życie z konkretnym dniem, kiedy trzeba zapłacić za mieszkanie czy wyprawkę.

ZUS odpiera zarzuty.

– Kontrole nie są ukierunkowane na kobiety ciężarne – stanowią ułamek promila wszystkich – tłumaczy w oficjalnej odpowiedzi rzecznik Zakładu.

Według danych ZUS, w 2024 r. tego typu postępowania wobec ciężarnych stanowiły zaledwie 0,13% ogółu kontroli. Instytucja podkreśla, że dba o pieniądze wszystkich ubezpieczonych: rocznie z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych wypłacane jest 18,3 mld zł zasiłków chorobowych oraz 10,3 mld zł na urlopy macierzyńskie i ojcowskie.

– Naszym ustawowym obowiązkiem jest dbałość o prawidłowość wypłat – argumentuje ZUS.

W praktyce oznacza to weryfikowanie, czy świadczenia pobierają osoby faktycznie uprawnione.

– Inspektor ZUS jest zobowiązany w trakcie kontroli sprawdzić, czy nie zachodzi ryzyko pozorności zgłoszenia do ubezpieczeń – wyjaśnia Zakład w odpowiedzi na nasze pytania.

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej dodaje z kolei, że każda sprawa badana jest indywidualnie. Co istotne, państwo nie monitoruje systemowo, ile takich decyzji zostaje później uchylonych przez sądy – nie wiadomo więc, jaka część “kontroli skutecznych” okazała się ostatecznie błędna.

Kontra jest logiczna: mały odsetek kontroli nie oznacza małej szkody jednostkowej.

– Jedna decyzja może rozbić budżet rodziny na wiele miesięcy – mówi nam prawniczka.

A brak danych o wynikach odwołań sprawia, że wiemy tylko, ile decyzji wydano – nie wiemy, ile okazało się pomyłką. Najważniejsze zaś pytanie brzmi: co system faktycznie nagradza – ostrożność czy wynik?

Awans + ciąża = podejrzenie

Spróbujmy odpowiedzieć na to pytanie w praktyce. Oto dwie historie kobiet, które zrobiły dokładnie to, do czego państwo je zachęca: rozwijały się zawodowo, planowały rodzinę. I obie wpadły w ten sam dołek.

Historia pierwsza: młoda menedżerka dostaje wymarzony awans. Rośnie zakres obowiązków i odpowiedzialność, idzie za tym podwyżka pensji – w końcu wykonuje pracę o większej wartości. Kilka miesięcy później okazuje się, że jest w ciąży. Przekazuje projekt, idzie na zwolnienie lekarskie i macierzyński. I wtedy ZUS stwierdza, że… cała sytuacja to najprawdopodobniej fikcja. Decyzja obniża podstawę wymiaru zasiłku – instytucja uznaje, że ostatnia podwyżka była “nieuzasadniona”, więc świadczenie się nie należy w pełnej wysokości. W uzasadnieniu pojawia się słowo: “pozorność”. Urzędnicy sugerują, że etat i awans mogły być jedynie symulacją “pod ciążę”.

– Słowo “pozorne” brzmiało tak, jakby moja praca była udawana – mówi gorzko bohaterka. – Państwo mówi: nie dyskryminuj ciężarnej. A potem samo daje sygnał, że awans przed ciążą albo w ciąży jest podejrzany – dodaje.

News / Społeczeństwo

Świadczenie wspierające 2026: Nawet 4134 zł miesięcznie. ZUS przypomina o ważnym terminie – wniosek złóż w styczniu

Historia druga: specjalistka z wieloletnim stażem w firmie wreszcie wywalczyła solidną podwyżkę. – Zostałam doceniona, miałam świetne wyniki – opowiada. Gdy kilka miesięcy później zaszła w ciążę, sytuacja się powtórzyła: ZUS wszczął postępowanie wyjaśniające, kwestionując zasadność jej nowego wynagrodzenia. Uznał, że skoro wkrótce poszła na urlop, to zapewne celem podwyżki było wyłudzenie wyższego zasiłku.

– Miałam realne projekty i cele, pracowałam na tę pensję latami. A urząd potraktował to tak, jakby moja wartość była “podrobiona” – mówi kobieta.

Oba przypadki odsłaniają niebezpieczny paradoks. Kodeks pracy zabrania obniżać pensji czy degradować ze względu na ciążę – pracodawca nie może cofnąć awansu ciężarnej pracownicy. Jednocześnie praktyka kontroli ZUS wytwarza odwrotną presję: w logicznym rachunku działu kadr lepiej nie dawać ciężarnej podwyżki ani awansu, bo instytucja i tak może je zakwestionować. Co więcej, kobiety słyszą w takich sprawach zawoalowaną sugestię: żeby wyższe świadczenie “nie budziło wątpliwości”, powinny popracować na nowym stanowisku dłużej. W odpowiedziach na nasze pytania ZUS nie wskazał jednak żadnej podstawy prawnej dla takiego wymogu. Prawo nie precyzuje, jaki “odpowiednio długi okres” pracy po awansie czyni podwyżkę „uzasadnioną”. To kryterium uznaniowe – i podatne na nadużycia. Skoro dowód ma być zawsze po stronie kobiet, to okazuje się, że niemal każdy detal z jej życia może zostać użyty jako broń.

“Oddaj 60 tys., bo… obiady”

Jeśli ktoś wciąż myśli, że ZUS ściga wyłącznie oczywiste wyłudzenia, ta historia go otrzeźwi. Pod lupę trafiła pewna kobieta, która w ciąży korzystała ze zwolnienia lekarskiego. Kontrolerzy nie znaleźli fikcyjnych dokumentów ani ukrytej pracy na boku. Zakwestionowali za to… obiad. Uznali, że skoro w godzinach pracy gotowała posiłki, to znak, iż jej etat być może istniał tylko na papierze. Absurd? Dla młodej matki – dramat. Decyzją ZUS została obciążona żądaniem zwrotu blisko 60 tys. zł pobranych świadczeń.

– Miałam udowadniać życie, a oni mieli w ręku jedno słowo: “wątpliwości” – opisuje gorzko.

Zwykła codzienność została wykorzystana przeciw niej, by zasugerować “pozorność” zatrudnienia. To nie jest mem z internetu, tylko realny koszt sporu z instytucją. I wtedy wracamy do sedna: nawet jeśli kobieta po latach wygra w sądzie, to rachunek szkód przez cały ten czas pozostaje po jej stronie.

Łańcuch targetu: cztery kroki

1. Decyzja urzędu działa natychmiast. ZUS wydaje decyzję i od razu wstrzymuje wypłatę świadczenia albo żąda zwrotu pieniędzy. Życie nie czeka – dochód rodziny nagle maleje, rachunki nie.
2. Ciężar dowodu spada na słabszego. To kobieta w ciąży, młoda matka, przedsiębiorca – musi składać odwołania, kompletować dokumenty, tłumaczyć swoje życie przed sądem. W praktyce to obywatel musi iść do sądu, zbierać dowody, powoływać świadków. Ciężar dowodu zawsze spada na stronę słabszą. ZUS w praktyce korzysta z szablonowych decyzji odmownych – których treść w praktyce prawie się nie zmienia, chyba, że po to, żeby dodać listę nieuznanych arbitralnie dowodów bez słowa „dlaczego”.
3. Proces trwa miesiące lub lata. Sprawy sądowe toczą się długo, a przez ten czas rodzina żyje z okrojonym budżetem. Nawet jeśli wygramy, ZUS często wykorzystuje wszelkie możliwości odwołań i procedur, by przeciągać sprawę. Pełnomocniczka ZUS wprost przyznała, że gdyby Zakład przestrzegał Kodeksu postępowania administracyjnego, część spraw by się przedawniła. Innymi słowy – system tak się ukształtował, że nie opłaca mu się działać zgodnie z KPA.
4. Wygrana bywa pyrrusowa. Gdy obywatel w końcu wygra, odzyska co najwyżej pieniądze. Nie zdrowie, nie spokój, nie stracony czas z dzieckiem. Sąd może też zasądzić zwrot kosztów procesu – ale to często kwoty symboliczne. W jednej z opisanych spraw przedsiębiorca otrzymał tylko 240 złotych rekompensaty za lata sądowej batalii, w tym czasie zamrażają miliony na żądania ZUS-u.

Instytucja ma abonament na pomyłki. Rodzina ma raty. Taki właśnie mechanizm zaczyna dominować, gdy państwo rozlicza urzędnika z wyniku finansowego, a nie z legalności decyzji. I to jest spór nie o to, czy kontrolować – ale kto ponosi ryzyko pomyłki. , ZUS odzyska pieniądze; jeśli to urząd się pomylił, obywatel odzyska co najwyżej status quo.

Żadnych konsekwencji po drugiej stronie.

– Po latach procesu, mimo oczywistej porażki, w ZUS nikt nie ponosi konsekwencji – opowiada dr Kalata. – Słyszałam nawet, że inspektor, który wszczął taką sprawę, otrzymał wyrazy uznania. Mój klient dostał… 240 zł zwrotu kosztów. To świetnie pokazuje, jak asymetryczny jest ten system.

Skoro urzędnik nie ryzykuje niczym, łatwo przymykać oko na procedury.

– Zdarza się, że organ wydaje decyzje oderwane od realiów, byle tylko wygenerować “przypis składek” – przyznaje ekspertka.

Problem w tym, że cenę tych praktyk płaci ktoś inny.

Biznes / News / Społeczeństwo

Zwolnienia lekarskie 2026 – rewolucja w L4. Co zmieni się dla pracowników i ZUS?

Nowe uprawnienia, stare ryzyko?

Ten mechanizm nie dotyczy tylko ZUS. Już widać podobną logikę: “najpierw decyzja, potem się sądź” w administracji skarbowej czy budowlanej. Niebawem jednak państwo chce dać urzędnikom jeszcze więcej broni. Trwają prace nad reformą Państwowej Inspekcji Pracy – według założeń inspektor PIP mógłby przekształcać umowy cywilno-prawne w etaty decyzją administracyjną z rygorem natychmiastowej wykonalności. Dane o takich decyzjach miałyby trafiać do ZUS, co może skutkować naliczaniem składek i sankcji. Cel? Ochrona praw pracowników. Ryzyko? To powielenie tego samego arbitralnego modelu. Bez wątpienia zdarza się obchodzenie kodeksu pracy i trzeba z tym walczyć – ale jeśli nowe narzędzia nie będą szły w parze z realną odpowiedzialnością urzędniczą, możemy znów zobaczyć sytuacje, w których obywatel zostaje sam z ciężarem wieloletniego sporu. Czy państwo ma prawo robić bilans na twoim strachu? – to pytanie, które musimy sobie zadać, patrząc na te zmiany.

Epilog: powrót do kuchni

Wracamy do kuchni z początku opowieści. Mija kilka miesięcy. Ta sama bohaterka tuli niemowlę, na stole znów leży pismo z orłem – tym razem z sądu. Trwa proces o zasiłek. Rodzina żyje skromnie, pomagają dziadkowie.

– Nie chciałam wojny z państwem. Chciałam wsparcia, które mi obiecano – mówi młoda matka.

Łzy cisną się do oczu, ale wie, że musi być silna. Dla dziecka. Dla sprawy.

Czy da się inaczej? Oczywiście – wystarczyłoby kilka prostych zmian. Po pierwsze, transparentność: państwo mogłoby wreszcie publikować dane, ile decyzji takich jak jej zostało uchylonych w sądach (i w których oddziałach). Po drugie, bezpieczeństwo na czas sporu: tam, gdzie to możliwe, nie wstrzymywać wypłat całkowicie – albo wprowadzić mechanizmy zabezpieczające byt rodziny w trakcie odwołania. Po trzecie, rekompensata: za oczywiście błędne decyzje wypłacać realne odszkodowania, a nie symboliczne 240 zł. Po czwarte, zmiana miary “skuteczności”: zamiast słupków finansowych, liczyć urzędnikom jakość i legalność decyzji. Innymi słowy – przywrócić równowagę, w której prawo jest tarczą obywatela, a nie wyłącznie pałką państwa.

Państwo ma prawo kontrolować nadużycia. Ale jeśli koszt błędu zawsze ponosi rodzina – to nie jest opieka, tylko ryzyko przerzucone na najsłabszych. Instytucja ma target. Rodzina ma tylko miesiąc do pierwszego.

Źródła: Forbes, spidersweb.pl

Sławek Gil