ZUS już analizuje dane przedsiębiorców, a PIP wysyła pierwsze pisma. Od stycznia 2027 roku system ma wychwytywać firmy, które naruszają przepisy.

Przedsiębiorcom coraz trudniej będzie ukryć nieprawidłowości w zatrudnianiu pracowników i opłacaniu składek. Algorytmy ZUS już analizują dane firm, a Państwowa Inspekcja Pracy otrzymuje informacje o przedsiębiorcach, którzy korzystają z umów cywilnoprawnych. Od 1 stycznia 2027 roku nowy system ma pomóc inspektorom wybrać firmy do kontroli. Nie trzeba jednak czekać do przyszłego roku. PIP już wysyła pisma do przedsiębiorców i zaleca zmianę umów zlecenia na etaty. ZUS ujawnił, jakie nieprawidłowości wykrywają jego analizy i które firmy kontroluje w pierwszej kolejności.

Algorytmy prześwietlą firmy. PIP zapowiada koniec taryfy ulgowej

Państwowa Inspekcja Pracy przygotowuje się do znacznie dokładniejszego sprawdzania przedsiębiorców. Dzięki współpracy z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Krajową Administracją Skarbową będzie mogła szczegółowo analizować informacje o zatrudnieniu, wynagrodzeniach, składkach i rozliczeniach podatkowych.

Nowy system ma wyłapywać firmy, w których może dochodzić do łamania przepisów. Inspektorzy nie będą więc musieli polegać wyłącznie na skargach pracowników ani przypadkowym wyborze przedsiębiorstw. Analiza danych pomoże im ustalić, gdzie prawdopodobieństwo wykrycia nieprawidłowości jest największe.

Główny inspektor pracy Janusz Krasoń zapowiedział w rozmowie z Polską Agencją Prasową, że od przyszłego roku kontrole będą dokładniej ukierunkowane na przedsiębiorców podejrzewanych o łamanie prawa.

Kontrole będą bardziej celowane. (…) Pracodawcy będą ponosili poważniejsze konsekwencje, jeśli nieprawidłowości zostaną udowodnione.

Janusz Krasoń, główny inspektor pracy, w rozmowie z PAP

Oznacza to, że sam sposób rozliczania pracowników może stać się powodem zainteresowania urzędników daną firmą. System pomoże wykryć niepokojące rozbieżności, a inspektorzy sprawdzą, czy rzeczywiście doszło do naruszenia przepisów.

ZUS już analizuje dane. Wiadomo, jak wybiera firmy do kontroli

Zakład Ubezpieczeń Społecznych od dawna korzysta z komputerowej analizy danych przy wyborze przedsiębiorców do kontroli. Sprawdza informacje zgromadzone w swoich systemach, porównuje je z danymi z rejestrów publicznych i uwzględnia zgłoszenia od ubezpieczonych oraz innych instytucji.

Jak wyjaśnił portalowi PulsHR Piotr Olewiński z ZUS, wyniki analiz służą do przypisywania płatników składek do trzech kategorii ryzyka: niskiego, średniego i wysokiego. Następnie Zakład ustala, które przedsiębiorstwa powinny zostać objęte kontrolą.

Urzędnicy szczególnie interesują się firmami, które nieprawidłowo zgłaszają pracowników do ubezpieczeń, płacą składki od zaniżonych kwot albo zawierają kilka umów z jedną osobą, aby ograniczyć swoje zobowiązania.

ZUS sprawdza również przypadki, w których pracownik wykonuje dodatkowe zlecenia na rzecz własnego pracodawcy. Takie umowy mogą podlegać innym zasadom naliczania składek niż zwykłe zlecenia zawierane z osobami spoza firmy.

Na pierwszym miejscu w planach kontroli ZUS są przedsiębiorstwa zgłaszające do ubezpieczeń ponad 20 osób. Mniejsze firmy również mogą zostać sprawdzone, zwłaszcza gdy analiza danych lub zgłoszenie od pracownika ujawni podejrzenie naruszenia przepisów.

Społeczeństwo

Pracodawca nie zapłaci za L4 kobiety w ciąży? ZUS przejmie wypłaty od firm. Ale to nie do końca dobra wiadomość

PIP już wysyła pisma. Firmy mają sprawdzić swoje umowy

Choć uruchomienie nowego systemu typowania przedsiębiorców do kontroli zapowiedziano na styczeń 2027 roku, Państwowa Inspekcja Pracy już wysyła do firm pisma, w których zachęca do dobrowolnego sprawdzenia umów zlecenia i kontraktów B2B. Przedsiębiorcy mają sami ocenić, czy zatrudnione przez nich osoby nie powinny w rzeczywistości pracować na etacie.

Jedno z takich pism opublikowała na LinkedIn radczyni prawna dr Katarzyna Kaleta. ZUS określił swoją korespondencję do przedsiębiorcy jako: „Rekomendację w zakresie optymalizacji form zatrudnienia i dobrowolnego przekształcania umów cywilnoprawnych w umowy o pracę”.

Inspektorat poinformował adresata, że wybrał jego firmę na podstawie informacji pochodzących z baz ZUS i KAS. Następnie poradził aby sprawdzić umowy z pracownikami i współpracownikami i dobrowolnie zatrudnić na etacie tych, którzy faktycznie wykonują pracę na zasadach określonych w Kodeksie pracy.

Przedsiębiorcy mają czas do 8 lipca 2027 roku, aby skorzystać z tzw. abolicji. Przewiduje ją art. 16 nowelizacji ustawy o PIP. Firmy, które przed 8 lipca 2026 roku zawarły nieprawidłowe umowy cywilnoprawne, mogą dobrowolnie zmienić je na umowy o pracę. Jeśli zrobią to w ciągu 12 miesięcy od wejścia w życie nowych przepisów, unikną grzywny od 2 tys. do 60 tys. zł za zastępowanie etatów umowami cywilnoprawnymi.

Abolicja dotyczy jednak wyłącznie odpowiedzialności za to wykroczenie. Nie zwalnia przedsiębiorców z obowiązku zapłaty zaległych składek ZUS ani ewentualnych należności podatkowych. Ponadto do 8 lipca 2027 roku inspekcja i tak może prowadzić kontrole i nakazywać zmianę nieprawidłowych umów.

Pisma wysyłane przez PIP mają zachęcić firmy do uporządkowania umów. Jednocześnie pokazują, że inspekcja już korzysta z danych ZUS i KAS, choć szersze stosowanie algorytmów do wybierania przedsiębiorstw do kontroli zapowiedziała dopiero na 1 stycznia 2027 roku.

ZUS potwierdza wymianę danych z PIP. Kilkadziesiąt zapytań

Możliwość szerszej wymiany danych między ZUS, PIP i KAS wynika z nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy z 11 marca 2026 roku. Jej najważniejsze przepisy obowiązują od 8 lipca 2026 roku.

Dzięki tym zmianom inspekcja może otrzymywać informacje potrzebne do sprawdzania legalności zatrudnienia. ZUS udostępnia między innymi określone dane dotyczące osób ubezpieczonych, płatników składek oraz zgłoszonych umów o dzieło.

Jak poinformował Piotr Olewiński, Zakład otrzymał już kilkadziesiąt zapytań od PIP w tej sprawie. Odpowiedzi są przekazywane elektronicznie, na podstawie art. 50 ust. 13a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Na razie inspekcja występuje o informacje w jednostkowych przypadkach. Natomiast od stycznia 2027 roku zamierza szerzej analizować dane przy wyborze przedsiębiorców do kontroli. Pozwoli to sprawdzać więcej firm bez wcześniejszej skargi od pracownika.

News

Pilny komunikat ZUS! Nie płać pośrednikom 22 tys. zł za darmowy wniosek o świadczenie wspierające!

Inspektorzy już zmieniają umowy na etaty. Są pierwsze wyniki

Kontrole prowadzone na podstawie nowych przepisów przynoszą już pierwsze rezultaty. Jak poinformował rzecznik Głównego Inspektora Pracy Mateusz Rzemek, od 8 lipca do 9 października 2026 roku do 16 okręgowych inspektoratów pracy wpłynęło 1457 skarg dotyczących niewłaściwego stosowania umów cywilnoprawnych.

W tym okresie inspektorzy wydali 661 poleceń zmiany umów cywilnoprawnych na umowy o pracę. Do 9 października przedsiębiorcy wykonali 597 poleceń, a więc ponad 90 procent wszystkich wydanych.

W 10 przypadkach pracodawcy nie zastosowali się do zaleceń. Inspektoraty rozpoczęły analizowanie zebranych dokumentów, aby zdecydować o dalszych krokach. W pozostałych sprawach nie minął jeszcze wyznaczony termin.

Nowe przepisy pozwalają inspekcji skuteczniej doprowadzać do zmiany nieprawidłowych umów. Jeśli pracodawca nie wykona polecenia, okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy. Pracodawca i osoba zatrudniona mają prawo odwołać się od takiej decyzji do sądu pracy.

Umowy zlecenia i B2B pod lupą. Kiedy PIP może nakazać etat?

Inspektorzy nie będą kwestionować każdej umowy zlecenia ani każdego kontraktu B2B. Decydujące znaczenie ma sposób wykonywania pracy, a nie nazwa umowy podpisanej przez przedsiębiorcę i osobę zatrudnioną.

Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy, etat jest właściwą formą zatrudnienia, gdy pracownik osobiście wykonuje obowiązki pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, a w zamian otrzymuje wynagrodzenie.

Dlatego podczas kontroli inspektorzy mogą sprawdzać, kto ustala godziny pracy, czy zatrudniony musi wykonywać polecenia przełożonego oraz czy może samodzielnie decydować o sposobie realizacji zlecenia.

Przykładowo osoba, która codziennie pracuje w siedzibie firmy, ma wyznaczony grafik i wykonuje obowiązki pod nadzorem kierownika, może w rzeczywistości być pracownikiem etatowym, nawet jeśli podpisała umowę zlecenia.

Z kolei przedsiębiorca świadczący usługi samodzielnie, na zasadach rzeczywistej współpracy między firmami, może nadal korzystać z kontraktu B2B. Samo prowadzenie działalności gospodarczej ani zawarcie umowy zlecenia nie jest naruszeniem prawa.

News

Listonosz nadal przyniesie emeryturę. Ministerstwo odmawia ZUS

Nawet 60 tys. zł kary. Firmy mają czas do lipca 2027 roku

Przedsiębiorcy, którzy zastępują umowy o pracę kontraktami cywilnoprawnymi niezgodnie z Kodeksem pracy, muszą liczyć się z poważnymi konsekwencjami. Od 8 lipca 2026 roku za takie wykroczenie grozi grzywna od 2 tys. do 60 tys. zł.

Ustawodawca przewidział jednak okres przejściowy. Firmy, które przed wejściem w życie nowych przepisów zawarły nieprawidłowe umowy, mogą dobrowolnie zmienić je na etaty. Jeśli zrobią to w ciągu 12 miesięcy, skorzystają ze zwolnienia z odpowiedzialności za wykroczenie polegające na zastępowaniu umowy o pracę umową cywilnoprawną.

Termin upływa 8 lipca 2027 roku. Takie zwolnienie nie dotyczy automatycznie ewentualnych zaległości w składkach lub podatkach. Przedsiębiorcy powinni więc sprawdzić nie tylko same umowy, ale również sposób rozliczania wynagrodzeń.

Od stycznia przyszłego roku PIP zamierza rozpocząć systemowe wybieranie firm do kontroli na podstawie danych z ZUS i KAS. To może znacznie zwiększyć liczbę wykrywanych nieprawidłowości.

Przedsiębiorcom, którzy obchodzą przepisy dotyczące zatrudnienia, będzie coraz trudniej ukryć takie praktyki przed urzędnikami. PIP nie będzie musiała czekać na skargę pracownika, aby zainteresować się sposobem zatrudniania i rozliczania osób pracujących w danej firmie.

Źródła: PulsHR, Państwowa Inspekcja Pracy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Polska Agencja Prasowa, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Natalia Zagrzebska