Rekordowy popyt i niewielka liczba nowych inwestycji zmieniają warszawski rynek biurowy. Firmy szukają siedzib kilka lat wcześniej, a czynsze rosną.

Duże firmy coraz wcześniej rozpoczynają poszukiwania biur w Warszawie. Jeszcze niedawno wystarczał rok przed końcem dotychczasowej umowy. Obecnie najemcy zaczynają rozmowy dwa lub trzy lata wcześniej, ponieważ w centrum miasta szybko ubywa nowoczesnych powierzchni.

W drugim kwartale 2026 roku firmy wynajęły w Warszawie ponad 282 tys. mkw. biur. Jednocześnie deweloperzy ograniczyli nowe inwestycje do poziomu najniższego od kilkunastu lat. W centrum wolnych jest już tylko 4,8 proc. powierzchni, a w zachodniej części centralnego obszaru biznesowego zaledwie 3,6 proc.

Właściciele najlepszych budynków mogą więc podnosić czynsze i stawiać najemcom twardsze warunki. Firmy odpowiadają na te zmiany, przyspieszając decyzje. Niektóre rozważają nawet zakup całego biurowca i urządzenie w nim własnej siedziby.

Firmy szukają biur dwa lub trzy lata przed końcem umowy

Przez wiele lat firmy rozpoczynały poszukiwania nowej siedziby około 12 miesięcy przed wygaśnięciem dotychczasowej umowy. Taki termin pozwalał porównać dostępne budynki, wybrać lokalizację, uzgodnić warunki najmu i przygotować powierzchnię.

Obecnie rok może nie wystarczyć, zwłaszcza gdy firma potrzebuje kilku lub kilkunastu tysięcy metrów kwadratowych w centrum Warszawy. Duzi najemcy konkurują o te same biura, a wybór odpowiednio dużych powierzchni stale się zmniejsza.

Rozpoczęcie rozmów z wyprzedzeniem pozwala sprawdzić dostępne nieruchomości, zainteresować się inwestycjami w budowie albo wynegocjować przedłużenie obecnej umowy. Firma zyskuje również czas na przygotowanie przeprowadzki oraz uzgodnienie kosztów urządzenia nowego biura.

– Z perspektywy prawnej kluczowe jest zaplanowanie strategii negocjacyjnej z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby najemca nie znalazł się w sytuacji presji czasowej, która osłabia jego pozycję wobec wynajmującego – mówi Michał Gliński, radca prawny i partner zarządzający w kancelarii Wardyński i Wspólnicy.

Rekordowy najem biur w Warszawie

Skalę ożywienia pokazują dane za drugi kwartał 2026 roku. Łączna powierzchnia objęta umowami najmu wyniosła dokładnie 282,8 tys. mkw. Był to najlepszy drugi kwartał w historii warszawskiego rynku biurowego.

Sam popyt netto, czyli nowe umowy i powiększenie powierzchni przez dotychczasowych najemców, osiągnął 134,8 tys. mkw. Pozostałą część wyniku tworzyły głównie przedłużenia wcześniejszych umów. Renegocjacje odpowiadały za 52 proc. powierzchni objętej wszystkimi transakcjami.

Oznacza to, że rekordowy wynik nie przełożył się w całości na wzrost powierzchni zajmowanej przez firmy. Duża liczba przedłużeń pokazuje jednak, że najemcy chcą zabezpieczyć obecne biura, zanim najlepsze powierzchnie przejmie konkurencja.

Warszawski rynek osiągał wysokie wyniki już wcześniej. W czwartym kwartale 2025 roku podpisano umowy dotyczące 310 tys. mkw. Był to najwyższy kwartalny rezultat w całej historii stołecznego rynku biurowego. Aż 64 proc. tej powierzchni przypadało wtedy na przedłużenia i renegocjacje.

W centrum wolne jest tylko 4,8 proc. biur

Na koniec czerwca 2026 roku współczynnik pustostanów w całej Warszawie wynosił 8,5 proc. Trzy miesiące wcześniej sięgał 9,5 proc. W ciągu jednego kwartału firmy zajęły więc znaczną część powierzchni dostępnej na rynku.

Średnia dla całego miasta nie pokazuje jednak różnic między poszczególnymi lokalizacjami. W centrum wolne było tylko 4,8 proc. biur, natomiast poza centrum 11,8 proc. Jeszcze trudniej znaleźć dużą powierzchnię w Zachodnim Centrum Warszawy, obejmującym między innymi okolice ronda Daszyńskiego. Współczynnik pustostanów spadł tam z 7,1 do 3,6 proc. w ciągu trzech miesięcy.

W całym mieście dostępnych jest około 500 tys. mkw. biur. Znaczna część tej powierzchni mieści się jednak w starszych budynkach poza centrum. Duże firmy szukają przede wszystkim nowoczesnych biurowców klasy A, położonych blisko metra, kolei i głównych węzłów komunikacyjnych. W tym segmencie wybór stał się bardzo ograniczony.

– W procesie wynajmu powierzchni w Warszawie wygrywa dziś nie najwyższa oferta, ale szybka decyzja. Przewagę daje nie tylko budżet, ale przede wszystkim odpowiednio wcześnie rozpoczęty proces najmu. Firmy, które zaczynają poszukiwania powierzchni z dużym wyprzedzeniem, mają do wyboru różne opcje. Jeśli natomiast do zakończenia umowy pozostaje mniej niż rok, przy dużej skali najmu oznacza to dla firmy najczęściej wyłącznie możliwość renegocjacji umowy i pozostanie w tej samej lokalizacji. Jeśli czasu jest więcej, analizujemy i porównujemy różne możliwości, także zakup mniejszych budynków biurowych na własne potrzeby firm, o co spływa teraz coraz więcej zapytań – mówi Bartłomiej Zagrodnik, partner zarządzający i prezes Walter Herz.

Deweloperzy budują najmniej od kilkunastu lat

Rosnący popyt spotkał się z wyjątkowo małą liczbą nowych inwestycji. Według Walter Herz w budowie znajduje się niewiele ponad 140 tys. mkw. powierzchni biurowej. CBRE szacuje tę wielkość na około 130 tys. mkw. Różnica wynika między innymi ze sposobu liczenia projektów oraz etapu ich realizacji.

W pierwszym półroczu 2026 roku deweloperzy oddali w Warszawie 45,2 tys. mkw. nowych biur. W samym drugim kwartale ukończono jedynie modernizację budynku Przemysłowa 26 o powierzchni 2350 mkw. CBRE podaje, że warszawski rynek ma obecnie prawie 6,24 mln mkw. nowoczesnych biur.

Wśród inwestycji w budowie znajdują się AFI Tower z około 50 tys. mkw., Upper One z 35 tys. mkw., LightOn z 23,6 tys. mkw., Skyliner II z 23 tys. mkw. oraz Puławska 533 z około 4 tys. mkw.

Problem powiększa wycofywanie starszych biurowców. Właściciele modernizują je albo zmieniają ich przeznaczenie na mieszkania, hotele i inne obiekty. W rezultacie nowe inwestycje częściowo zastępują powierzchnie usuwane z rynku, zamiast wyraźnie zwiększać liczbę dostępnych biur.

Przygotowanie dużego biurowca trwa zwykle od dwóch do trzech i pół roku. Nawet szybkie rozpoczęcie nowych inwestycji nie zwiększy więc podaży w najbliższych kwartałach. Walter Herz ocenia, że większa liczba nowych powierzchni może pojawić się dopiero pod koniec dekady.

Najlepsze biura mogą kosztować ponad 30 euro za metr

Mała liczba wolnych powierzchni w centrum wzmacnia pozycję właścicieli. Analitycy Walter Herz przewidują, że jeszcze w 2026 roku czynsze za najlepsze biura w centralnej części Warszawy przekroczą 30 euro za mkw. miesięcznie. W wybranych budynkach stawki ofertowe już dochodzą do 32 euro.

Kwota oferty nie pokazuje jednak wszystkich kosztów. Najemca płaci również opłaty eksploatacyjne i wydaje pieniądze na przygotowanie biura. Znaczenie mają ponadto okresy bez czynszu, udział właściciela w kosztach wyposażenia oraz zasady corocznej waloryzacji.

Dlatego firmy muszą uzgodnić warunki na cały okres najmu, który często trwa pięć, siedem albo dziesięć lat. Niedokładny zapis dotyczący indeksacji czynszu, opłat lub wcześniejszego rozwiązania umowy może po kilku latach przynieść wysokie dodatkowe koszty.

– Wśród najważniejszych zagadnień prawnych, które powinny zostać uwzględnione już na wstępnym etapie negocjacji, znajdują się opcje przedłużenia umowy oraz prawo pierwszeństwa zawarcia umowy najmu lub wynajęcia dodatkowej powierzchni, warunki i koszty wcześniejszego rozwiązania umowy, zasady waloryzacji czynszu oraz opłat eksploatacyjnych, a także precyzyjny podział odpowiedzialności i kosztów między stronami, również w zakresie prac aranżacyjnych i ich rozliczenia po zakończeniu najmu – wyjaśnia Michał Gliński.

Firmy zamiast wynajmować, kupują całe biurowce

Rosnące czynsze i mały wybór skłaniają część firm do zakupu nieruchomości. Taką decyzję podjęła spółka WB Electronics, która kupiła Mokotowska Square o powierzchni 8,6 tys. mkw. Wcześniej należała do głównych najemców tego budynku.

Uczelnia Łazarskiego nabyła biurowiec Taifun przy ulicy Jutrzenki. Budynek ma około 7 tys. mkw. Uczelnia zamierza urządzić tam Centrum Symulacji Medycznych oraz zaplecze dydaktyczne dla kierunku lekarsko-dentystycznego.

Nowego właściciela znalazł również Cybernetyki Office Center o powierzchni 7,8 tys. mkw. Kupujący zamierza przystosować go do własnej działalności. Z kolei linia lotnicza Enter Air kupiła od funduszu Indotek Group budynek Bokserska Office Center i przeniosła tam swoją centralę.

Kolejne takie transakcje pokazują, że zakup biurowca jest dla dużych organizacji poważną alternatywą wobec wieloletniego najmu.

Zakup siedziby wymaga dokładnego sprawdzenia budynku

Własny biurowiec zapewnia firmie większą swobodę zarządzania powierzchnią i ogranicza jej zależność od podwyżek czynszu. Jednocześnie wymaga zaangażowania dużego kapitału oraz przeprowadzenia dokładnego badania prawnego i technicznego nieruchomości.

Dom i ogród

Raport 2026: Pół roku z jawnym Rejestrem Cen Nieruchomości

Kupujący może przejąć sam budynek albo udziały w spółce, która jest jego właścicielem. Obie formy wiążą się z innymi skutkami podatkowymi i zakresem odpowiedzialności. Przy zakupie spółki trzeba również sprawdzić jej umowy, zobowiązania, pracowników oraz rozliczenia.

Badanie prawne powinno objąć księgę wieczystą, prawo własności, hipoteki, służebności, ewentualne roszczenia, miejscowy plan, pozwolenie na budowę i pozwolenie na użytkowanie. Jeżeli w budynku są także inni najemcy, kupujący musi przeanalizować także ich umowy, zabezpieczenia i uzgodnione zachęty finansowe.

Równolegle eksperci sprawdzają konstrukcję budynku, instalacje, dokumentację projektową i zgodność wykonanych prac z wydanymi pozwoleniami. Dopiero po takim audycie firma może ocenić, ile naprawdę zapłaci za zakup i dostosowanie biurowca.

Warszawski rynek biurowy wyraźnie dzieli się dziś na dwie części. Poza centrum nadal można znaleźć wolne powierzchnie w starszych budynkach. W nowoczesnych biurowcach położonych przy metrze i głównych węzłach komunikacyjnych wybór szybko się jednak kurczy. Firmy, które zaczną szukać siedziby zbyt późno, mogą zostać w obecnym budynku na warunkach ustalonych głównie przez jego właściciela.

Źródła: Walter Herz, JLL – Warsaw Office Market, Q2 2026, CBRE – Warsaw Office Figures Q2 2026

Sławek Gil