Zaległy urlop za 2025 rok. Trzeba go zacząć do 30 września
Polacy należą do najbardziej zapracowanych w Europie, a wielu z nas ma mnóstwo wolnego jeszcze za 2025 rok do wykorzystania. Sprawdzamy, kiedy powinniśmy je odebrać i komu należy się ekwiwalent.
Wakacje za nami, ale wielu z nas nadal ma nadal sporo niewykorzystanego urlopu. Zaległe dni wolne za 2025 rok musimy jednak zacząć odbierać najpóźniej 30 września 2026 roku.
Polacy dużo pracują i chomikują urlopy
Polacy należą do najbardziej zapracowanych mieszkańców Unii Europejskiej. Według Eurostatu w 2025 roku pracowaliśmy przeciętnie 38,7 godziny tygodniowo. Średnia dla całej Unii wynosiła 35,9 godziny. Dłuższy tydzień pracy odnotowano tylko w Grecji, Polska zajęła drugie miejsce razem z Bułgarią.
Długie tygodnie pracy przekładają się na ilość niewykorzystanego wolnego. Raport Enel-med „Łączy nas zdrowie 2025” pokazał, że cały urlop wykorzystuje tylko 48 proc. zatrudnionych. Kolejne 34 proc. przyznało, że nie odbiera wszystkiego, a 7 proc. w ogóle nie jeździ na wakacje! Wcześniejsze badanie No Fluff Jobs wykazało natomiast, że 66 proc. badanych rozpoczęło 2024 rok z zaległościami urlopowymi, a 7 proc. miało ich więcej niż 20.
Po wakacjach wielu z nas nadal ma więc mnóstwo zachomikowanego wolnego. Co zrobić z zaległymi dniami, do kiedy powinniśmy je odebrać, czy pracodawca może sam wyznaczyć termin i kiedy za niewykorzystany urlop należą się pieniądze? Jak tłumaczy Katarzyna Zawadzka, referent prawny w Głównym Inspektoracie Pracy:
– Zaległy urlop wypoczynkowy za dany rok powinien rozpocząć się najpóźniej 30 września kolejnego roku. Te dni powinny zejść z puli urlopowej przed urlopem bieżącym.
Możemy więc rozpocząć zaległy urlop 30 września i kontynuować go w październiku. Czyli, jeśli na przykład mamy osiem zaległych dni, bierzemy wolne ostatniego dnia września. Termin zostanie zachowany, mimo że większość wypoczynku przypadnie już na kolejny miesiąc.
Które dni powinniśmy odebrać do 30 września?
Osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę przysługuje 20 albo 26 dni urlopu wypoczynkowego rocznie. Niższy wymiar dotyczy osób ze stażem urlopowym krótszym niż 10 lat. Po osiągnięciu 10-letniego stażu otrzymujemy 26 dni. Jeżeli pracujemy na część etatu, liczbę dni oblicza się proporcjonalnie.
Urlop należałoby wykorzystać w roku, za który przysługuje. Dlatego od 1 stycznia 2026 roku niewykorzystane przez nas dni z 2025 roku są zaległym urlopem wypoczynkowym. Dni należne za 2026 rok są natomiast urlopem bieżącym i mamy czas na ich odebranie do końca grudnia. Jeśli nie, zostaną przeniesione na kolejny rok.
Najpierw należy rozliczyć najstarsze zaległości, a następnie wykorzystać urlop należny za bieżący rok. Taką kolejność potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 9 maja 2013 roku. Dzięki temu możemy odebrać zaległe wolne, zanim upłynie termin jego przedawnienia.
Wyjątek dotyczy maksymalnie czterech dni, które w poprzednim roku mogliśmy wykorzystać jako urlop na żądanie. Po przejściu na kolejny rok dni te powiększają zwykłe saldo urlopu, ale termin 30 września ich nie obejmuje. Jeżeli mamy dziesięć dni zaległości i w 2025 roku nie korzystaliśmy z urlopu na żądanie, do końca września powinniśmy rozpocząć odbieranie sześciu dni. Pozostałe cztery można wykorzystać później.
Pracodawca może wyznaczyć termin zaległego urlopu
W wielu firmach problem pojawia się wtedy, gdy chcemy zachować zaległe dni na święta, planujemy dłuższy jesienny wyjazd albo urlop na kolejny rok. Pracodawca musi jednak przestrzegać terminu zapisanego w Kodeksie pracy, a jednocześnie zapewnić normalną pracę firmy.
Jak mówił mecenas Andrzej Orzechowski, adwokat i ekspert prawa pracy, w rozmowie w „Czterech porach roku” radiowej Jedynki:
– Pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu, a pracownik ma do niego prawo. Przepisy próbują wyważyć interesy obu stron.
Termin bieżącego urlopu najczęściej ustalamy z przełożonym albo sprawdzamy w firmowym planie urlopów. Przy zaległym urlopie wypoczynkowym musimy jednak uwzględnić ustawową datę. Jeżeli odkładamy wolne, a zbliża się 30 września, pracodawca może sam wyznaczyć dzień rozpoczęcia wypoczynku.
Musimy wtedy wykorzystać urlop w wyznaczonym terminie. Ale potrzebujemy na to zgody albo polecenia pracodawcy, ponieważ samowolna nieobecność może zostać uznana za nieusprawiedliwioną.
Jeżeli nie możemy rozpocząć urlopu z powodu choroby albo wolnego związanego z rodzicielstwem, termin należy przesunąć. Po zakończeniu usprawiedliwionej nieobecności pracodawca powinien wyznaczyć nową datę i wysłać nas na urlop, podczas którego powinniśmy wykorzystać wszystkie zaległości.
Uwaga! Od 8 lipca 2026 roku nieudzielenie przez pracodawcę należnego urlopu albo bezpodstawne obniżenie jego wymiaru jest zagrożone grzywną od 2 tys. do 60 tys. zł. Inspektor pracy może wystawić mandat do 5 tys. zł. Przy kolejnym wykroczeniu po co najmniej dwóch wcześniejszych ukaraniach mandat może wzrosnąć do 10 tys. zł. Grzywnę do 60 tys. zł może wymierzyć sąd.
Kiedy należy się ekwiwalent za niewykorzystany urlop?
Upływ wrześniowego terminu nie zeruje zaległości urlopowych. Od października pracodawca może jednak odpowiadać za złamanie przepisów, jeżeli miał możliwość udzielenia urlopu, ale tego nie zrobił. Nadal możemy domagać się wolnego, lecz musimy pamiętać o terminie przedawnienia.
Jak wyjaśnia Magdalena Jeziorska, radca prawny, w analizie „Przedawnienie roszczenia o udzielenie urlopu wypoczynkowego” opublikowanej przez Polskie Centrum Kadrowo-Płacowe:
– Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem 3 lat. Co do zasady rozpoczęcie biegu okresu przedawnienia wyznacza moment wymagalności danego roszczenia.
Zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy termin ten liczy się od końca września następnego roku. Dlatego 30 września 2026 roku przedawni się co do zasady urlop za 2022 rok. Jeżeli korzystamy z urlopu wychowawczego, bieg przedawnienia zostaje na ten czas zawieszony.
W czasie zatrudnienia zaległe dni musimy wykorzystać jako wolne. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop przysługuje po rozwiązaniu albo wygaśnięciu umowy o pracę. Jeżeli kończymy zatrudnienie i nadal mamy urlop na koncie, pracodawca może udzielić nam wolnego przed ostatnim dniem pracy. Za niewykorzystaną część musi wypłacić pieniądze.
Przy kolejnej umowie zawartej bezpośrednio z tym samym pracodawcą możemy uzgodnić przeniesienie niewykorzystanego urlopu na następny okres zatrudnienia. Dlatego po wakacjach powinniśmy sprawdzić, ile dni mamy jeszcze na koncie i z którego roku pochodzą. Zaległy urlop za 2025 rok musimy rozpocząć do 30 września 2026 roku, natomiast dni należne za 2026 rok możemy wykorzystać do końca grudnia.
Źródła: Eurostat, enel-med, No Fluff Jobs, Kodeks pracy, Państwowa Inspekcja Pracy, Sąd Najwyższy, Polskie Radio, Polskie Centrum Kadrowo-Płacowe.
Czytaj więcej
